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如何利用ERP数据做好库存分析? - DOIT-中国数字经济资讯与服务平台

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ERP系统的功用不仅仅只是简单的数据记录而已。其实如果要发挥这个系统的最大功用,则必须要学会利用ERP系统积累的数据进行分析。笔者这里就结合库存数据,来谈谈如何利用ERP数据来作好库存分析的相关工作。

一、 库存分析的目的。

在库存管理中,不仅仅是库存数量与金额准确而已。最重要的是,要学会库存分析,实现库存的合理配置,从而实现在保证正常原材料供应的同时,最大程度的减少库存。虽然在国内的企业中,要实现零库存还是一个远期的目标,但是借助ERP库存管理模块的帮助,还是可以在一定程度上减少库存数量,提高资金的周转速度。也就是说,ERP系统的库存管理是围绕着一个目标展开的,即降低库存成本,提高库存的周转率。如易飞ERP系统、用友ERP系统等等,都采取了很多的手段来实现这个目标。

二、 帮助用户及时发现呆滞物品。

在企业仓库实际管理中,有时候有些原材料可能放在某个角落里,一年甚至好几年没有被发现。等到下次盘店库存的时候,才会发现这些被遗忘的原材料。但是这个时候已经晚了。要么就是原材料已经过期不能够使用了,要么就是其市场价值已经下跌了,可能现在只要花一半的金钱就可以买到这些材料了。所以及时的发现这些不用的呆滞品,并及时的对他们进行处理。如及时的让生产用掉,或者及时的卖掉,都可以帮助企业减少损失。虽然这个道理大家都懂得,但是在实际工作中,由于种种原因,企业管理人员往往忽视掉着问题,从而给企业带来了不少的损失。

而在ERP系统中,则可以帮助企业用户及时的发现呆滞物品,以提醒用户尽快的处理这些原材料。如在系统的库存报表中,可以根据用户的需要查询出一个月、一个季度、半年、一年没有动过的原材料(库存没有变化过)。如果采用了批号管理的话,则可以查询出采购期超过一年或者半年还没有使用的原材料。由于呆滞品不同的企业对其定义不同,故在系统中可以根据用户的需要查询任意时间段的呆滞品信息。如此的话,用户就不用每次都去库存表中翻找。

所以说,ERP系统中的库存数据(如时间信息)等等不只是一个简单的记录。由于其记录的信息比手工帐簿要丰富的多,故只要用心去分析,总能够得到不少有价值的信息。这个呆滞品报表分析就是一个很好的案例。

三、 分析原材料占用库存的资金情况。

在分析库存周转率的时候,如果单从数量上分析,并不能够很好的反映库存的成本。这主要是因为不同的原材料其价值不同。有些原材料虽然库存数量比较少,但是其价值本身就比较大。故在仓库中即使数量比较少,但是却会占用比较多的库存资金。所以为了提高库存的使用率,必须要学会分析原材料占用库存的资金情况。

在手工管理阶段,如果要每个月列出一份包含库存数量与金额的明细,是一项很烦琐的工作。为此不少企业,都是一年或者半年做一次这样的工作。此时就不能够及时的反映出原材料站用库存的资金情况,从而不能够为管理者决策提供很好的数据支持。

现在在ERP系统的帮助下,这个情况就得到了很快的改善。在库存结帐后,用户马上可以在系统中拉出当月的原材料明细(包括每个原材料的数量以及金额)。然后根据这份报表,就可以分析出哪些原材料占用了比较多的资金。在后续采购决策与库存管理上,就可以针对这些原材料进行特殊的管理,以减少其库存,提高资金的利用率。如果发出原材料采用移动加权平均的话,则还可以在任何一个时刻来分析这个原材料占用库存的资金情况。总之,这份数据对于提高企业的资金利用率具有很大的使用价值。根据笔者的项目经验,大部分企业对于这份报表都是寄予很大期望的。所以笔者建议企业,努力去挖掘这份报表背后的价值。

四、 分析各个阶段的库存材料与成本情况。

在库存管理中,经验有时候是非常重要的。如有些企业,一年四季的淡旺季可能比较明显。如笔者以前给一家五金工具企业做过项目。他们的每年8月到11月是旺季,其余的时间往往是淡季。由于这个周期性的变化,所以企业的库存也会有明显的不同。在没有上ERP项目之前,这家企业都是根据销售定单来采购的。所以每次到旺季的时候,都会出现资金短缺的情况。

而上了ERP系统之后,这种情况得到了很大的好转。首先,企业用户会分析前几年的库存资金占用情况,预计出库存资金占用的最大几个月份,以安排好相关的资金。其次从历史的数据中可以看出,哪些原材料历年都是需要采购的。如此的话,就可以提早采购,以降低采购成本。因为从历史数据中可以看出,如果等到旺季的时候再进行采购的话,采购价格会有10%左右的增长,因为这个行业都有这个周期性的变化。而提前采购则可以明显的降低采购价格,同时可以保证到料的时间。提前下采购定单同时延长交货期,最后多出来的库存成本很大一部分仍然在供应商那边。第三,分析各年的库存成本数据,还可以动态的反映出原材料价格的变化情况。这对于企业的产品定价、产品定位等等都具有很大的帮助。

五、 选择更加合理的库存成本统计方式。

根据企业会计制度,现在库存成本的统计方式主要有三种,分别为先进先出法、月加权平均法和移动加权平均法。这三种方法各有各的特点。如先进先出法其统计简单,但是不怎么科学。如果原材料价格波动比较大的话,不同时期的产品材料成本价格就会相差很大。而移动加权平均法其统计比较复杂,但是确是比较科学的,能够减少原材料市场价格的异常变动对生产成本的异常影响。

在实际工作中,如果是手工核算成本的,往往采用的是先进先出法或者月加权平均法。因为其统计相对简单,比较容易实现。不过如果上了ERP等信息化管理软件之后,不少企业会考虑改变成本的核算方式。特别是库存生产的企业,他们会选择移动加权平均成本。因为这种成本统计方式对于他们来说,更加的科学。

为此企业项目管理员,接下去的工作就是跟企业财务人员一起,分析现有的成本核算方式是否真的适合企业。项目管理员可以先让企业利用系统按照现有的成本核算方式运行一年半载,看看效果。如果此时计算出来的库存成本不能够反映出企业实际的生产成本,或者两者差异比较大的话,那么就可以考虑改变生产成本的核算方式。如可以采用移动加权平均成本来试试。

总之,良好的库存管理是企业正常生产运作的基础,也是企业降低生产与管理成本的捷径。为此企业用户结合ERP系统的相关库存数据,如数量、时间、金额等信息,作好相关的分析工作,就能够为决策者提供很好的数据支持。从而提高ERP系统的内在价值。